Pour les entreprises, l’archivage des documents administratifs est maintenant obligatoire, et il y a un temps réglementaire fixé par la législation toutefois, ça dépend du type de documents en papier. Il faut savoir qu’il est possible que durant la période de conservation, l’administration fasse des contrôles. Entrons en détail sur le sujet maintenant.
En quoi consiste l’archivage des documents administratifs ?
L’archivage nantes concerne les documents administratifs en version papier reçus ou produits par l’entreprise pendant tout l’exercice d’activité. C’est essentiel afin de garder une trace de l’activité économique et sociale. Ça demande de répondre à 3 besoins : posséder un espace centralisé des informations concernant l’entreprise, sécuriser dans un lieu adapté les dossiers clos afin de pouvoir les présenter en bon état en cas de contrôle et conserver la vie de l’entreprise avec des documents à valeur historique. Le deuxième est crucial en cas de contentieux, de démarches administratives, de réclamation ou de litige, car ça permet de justifier les actions ou les faits au regard de la valeur de la preuve documentée. Les papiers que l’on garde serviront donc de justificatifs. Toutefois, l’archivage varie d’un document à un autre, certains sont à garder un ou deux ans alors que les autres sont à archiver à vie. Quoi qu’il en soit, il faut identifier et authentifier les documents, les ranger ainsi que les classer avant de les conserver pour être consultés ultérieurement ou détruits.
Les règles de classement des documents administratifs
Pour bien archiver les documents administratifs, il faut avoir une bonne organisation. On commence par identifier les documents fixes. Afin que l’on retrouve facilement et rapidement certains documents, il faut décider du classement : alphabétique, thématique ou numérique. Ensuite, il faut distinguer les diverses catégories de dossier (administratifs, commandes, factures, courriers, comptes-rendus de réunions, documents fournisseurs, dossiers personnels, fichiers permanents, notes, documents de veille technique…). Pour une meilleure visibilité, on n’hésite pas à utiliser un code couleur. Après, il faut formaliser le système d’archivage afin que ça soit accessible à tout le monde et à tout moment. Beaucoup de personnes pensent que c’est une tâche compliquée, mais avec les bonnes pratiques, l’archivage peut être un jeu d’enfant.
La conservation des documents administratifs au format numérique
Au cas où on manque de place pour l’archivage des documents administratifs en version papier ou si on veut avoir une version numérique de tous les documents à archiver obligatoirement, on peut choisir leur numérisation ou leur dématérialisation. C’est une pratique de plus en plus courante au sein des entreprises. D’ailleurs, il est désormais possible de recevoir et de produire des documents administratifs au format digital : relevés de compte, factures, bulletins de paie… Il faut les stocker sur une plateforme dédiée que l’on appelle coffre-fort électronique. Elle peut être propre à l’entreprise, à l’image d’une mutuelle ou d’une banque qui délivre les documents ou spécialisée pour tous les accueillir. Que ce soit l’une ou l’autre, elle convertit les documents reçus au format physique en format digital. L’avantage de cette option est de se prémunir des pertes, des vols ou des incendies. Vous pourrez aussi les partager facilement. Vous allez en savoir plus sur le SIRH.
